تکنیک پومودورو (pomodoro) برای مدیریت زمان و اهمال‌کاری

تکنیک پومودورو (pomodoro) برای مدیریت زمان و اهمال‌کاری

تکنیک پومودورو به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را در طی انجام کارهای‌تان حفظ کنید و کار‌ها را در مدت زمان کم‌تری نسبت به زمانی که از این تکنیک استفاده نمی‌کنید، به پایان برسانید. در تکنیک پومودورو، از زمان‌ استراحت های زیادی استفاده می‌شود تا با انرژی به کار خود ادامه دهید. دلیل اصلی محبوبیت این تکنیک این است که اجرایش بسیار آسان است. اگر کار زمانبری دارید، تکنیک پومودورو بهترین راه برای به انجام رساندن همه کارهای محول شده به شما است. در ادامه به چگونگی استفاده از این تکنیک در زندگی روزمره می‌پردازیم.

تکنیک‌های مدیریت زمان در زمانه حاضر زیاد هستند ولی تکنیک پومودورو یکی از بهترین تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت زمان و بهبود عملکرد است. این تکنیک باعث تمرکز بهتر مغز و از بین بردن عوامل حواس پرتی می‌شود. این تکنیک در یک رای گیری بهترین تکنیک مدیریت زمان شناخته شد و کاربرد آن بسیار راحت است. در این مقاله می‌خواهیم راجع به چگونگی پیاده سازی این تکنیک صحبت کنیم. در ادامه می‌توانید جزئیات این تکنیک بی نظیر را ببینید و خودتان آن را فرابگیرید.

تکنیک پومودورو چیست؟

تکنیک پومودورو چیست؟

تکنیک پومودورو در اواخر دهه ۹۰ میلادی توسط تولیدکننده، کارآفرین و نویسنده فرانسیسکو سیریلو اختراع شد. سیریلو اسم “پومودورو” را به خاطر ساعت گوجه شکلی که در دانشگاه از آن استفاده می‌کرد، انتخاب کرد. فسلفه این روش ساده است: وقتی با کار خیلی بزرگی مواجه می‌شوید، آن را به کارهای کوچک‌تری که زمان کم‌تری می‌برند، تقسیم کنید. برای هرکدام از این قسمت‌ها، زمان مشخصی که در این تکنیک، پومودورو نام دارند، مشخص کنید و میان انجام هر کدام از این قسمت‌ها باید استراحت کنید.

 فایده عمل به تکنیک پومودورو این است که مغز شما یاد می‌گیرد در باز‌ه‌های زمانی کم، تمرکز خود را حفظ کند و باعث می‌شود کارهای خود را در زمان کم‌تر به اتمام برسانید. در طولانی مدت، این تکنیک به تمرکز شما نیز کمک می کند. پومودورو یک سیستم گردشی است. یعنی شما در بازه‌های زمانی کوتاه کار می‌کنید تا از استفاده مفید از زمان‌تان مطمئن شوید و به طور مداوم بین این زمان‌های کوتاه استراحت می‌کنید تا مطمئن شوید انرژی لازم را برای ادامه کار بازیابی کرده اید.

 تکنیک پومودورو چگونه کار می‌کند؟

روش های مدیریت زمان

این تکنیک یکی از ساده ترین تکنیک‌های استفاده شده برای افزایش بازدهی است. تنها چیزی که لازم دارید یک تایمر است. دیگر به کتاب، اپلیکیشن و یا ابزار دیگری نیاز ندارید. خواندن کتاب سیریلو به نام “تکنیک پومودورو” قطعا به شما کمک خواهد کرد اما لازم نیست آن را بخوانید. با انجام این ۵ مرحله، استفاده از تکنیک پومودورو را شروع کنید:

  1. یکی از کارهای خود را انتخاب کنید.
  2. پومودرو (تایمر) خود را سر ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
  3. تا زمانی که تایمر زنگ می‌خورد روی کارتان تمرکز کنید و فقط آن کار را انجام دهید. روی یک کاغذ سفید یک تیک بزنید.
  4. ۵ دقیقه استراحت کنید.
  5. هر چهار پومودرو، استراحت طولانی‌تری به خود بدهید. استراحت‌های طولانی تر از ۱۵ تا ۳۰ دقیقه هستند.

یادتان باشد که پرومودوروها قسمتی از کار هستند که باید بصورت یکسره انجام شوند. اگر کار ضروری مانند تماس تلفنی و یا جلسه بین پومودوروها پیش آمد، یا باید پومودرو خود را همان موقع تمام کنید و بعدا از اول شروع کنید یا کاری که حواس شما را از پومودورو پرت کرده را به زمان دیگری موکول کنید. اگر می توانید مورد دوم را انجام دهید، سیریلو پیشنهاد می‌دهد که از استراتژی ” اطلاع‌رسانی، تعیین زمان و تماس گرفتن” استفاده کنید. این استراتژی شامل مراحل زیر است:

  1. به بقیه خبر بدهید که درحال انجام کار مهمی هستید.
  2. در مورد زمان پرداختن به کار دیگر با آن‌ها بحث کرده و زمان دیگری را تعیین کنید.
  3. برای زمان تعیین شده برنامه‌ریزی کنید.
  4. زمانی که پومودرو خود را به پایان رساندید، با آن فرد تماس بگیرید.

بعضی از کارها دخالت فوری شما را می‌طلبند اما یادتان باشد که هر کاری اینگونه نیست و شما می‌توانید آن‌ها را به زمانی دیگر موکول کنید. اشکال ندارد که به همکار خود بگویید در حال انجام کار مهمی هستید و ۱۰ دقیقه دیگر با او صحبت می‌کنید. این هم احترام به طرف مقابلتان را نشان می‌دهد، هم کنترل داشتن بر برنامه‌ای که برای کار خود چیده‌اید.

چگونه کارمان را با استفاده از تکنیک پومودورو شروع کنیم؟

چگونه کارمان را با استفاده از تکنیک پومودورو شروع کنیم؟

چون تایمر تنها وسیله‌ای است که لازم دارید، با استفاده از یک تلفن‌همراه هوشمندی که تایمر دارد هم می‌توانید کار خود را شروع کنید. به گفته سیریلو استفاده از تایمر دستی بهتر است زیرا نشان می‌دهد که چقدر در انجام دادن کار خود مصمم هستید اما شما می توانید از همان تایمر تلفن‌همراه استفاده کنید. در ادامه به معرفی اپلیکیشن‌هایی می‌پردازیم که کمی بیشتر از یک تایمر معمولی هستند.

  1. (Marinara Timer (Web: مارینارا یک تایمر اینترنتی است. در این تایمر می‌توانید تایمر‌های خود را از قبل انتخاب کرده و بازه‌های زمانی مناسب خود برای اجرای این تکنیک را مشخص کنید. این تایمر انعطاف‌پذیر است و نیاز به نصب ندارد.
  2. (Tomighty (Win/Mac/Linux: تایمری برای دسکتاپ است که می‌توانید در انواع پلتفرم‌ها از آن استفاده کنید. با استفاده از این تایمر هم می‌توانید برای اجرای تکنیک پومودورو و هم برای استفاده معمولی برای انجام کارهای خود، استفاده کنید.
  3. (Pomodorable (OS X: ترکیبی از تایمر و لیست انجام کارها (To Do list) است. این تایمر از افکت های تصویری بهتری هنگام اتمام کار و نشان دادن کار بعدی استفاده می‌کند و به خوبی با اپلیکیشن Reminder ‌آی او ‌اس ۱۰ هماهنگ است. علاوه بر این‌ها شما می‌توانید تعیین کنید که به چه تعداد پومودورو برای اتمام کار احتیاج دارید و پیشرفت خود را در طول زمان دنبال کنید.
  4. (Simple Pomodro (Android: رایگان است و سبک مینیمال دارد. به راحتی دکمه شروع را بزنید و تا زمانی که زنگ گوشی به صدا درمی‌آید، به کار خود بپردازید. زمان کار و استراحت را نمی توانید در این اپلیکیشن تغییر دهید اما بعد از اتمام کار می توانید ببینید که از چند پومودورو برای اتمام کار استفاده کرده‌اید. این تایمر می‌تواند باGoogle Tasks همگام‌سازی شود.
  5. (Focus Timer (iOS: اسم قبلی این تایمر PomodroPro بود و برای کاربران آیفون و آیپد امکانات خوبی دارد. شما می‌توانید زمان کار و استراحت خود را مطابق آن‌چه که مناسب شماست تغییر دهید، گزارشات کارهای انجام شده در گذشته و زمان باقی مانده را به شما نشان می‌دهد و از سیستم امتیاز‌دهی ستاره‌ای برای امتیاز دادن به شما استفاده می‌کند. با تغییر تنظیمات این اپلیکیشن می‌توانید صدای تیک تیک ثانیه ها را نیز بشنوید تا بهتر بر کار خود تمرکز کنید.

این‌ها فقط چند مورد از تایمرهایی هستند که می توانید استفاده کنید. با حوصله تایمر‌های مختلف را امتحان کنید و تایمری که برای شما مناسب‌تر است را انتخاب کنید. هدف پومودورو تمرکز بر به اتمام رساندن کار است و فرقی نمی‌کند از چه تایمری استفاده می‌کنید. می‌توانید از همان تایمر گوجه ای که سیریلو استفاده می‌کرد استفاده کنید. این تایمر در مالتینا با قیمت ۷ دلار به فروش می‌رسد. اگر تایمر و کتاب را با هم می خواهید، می‌توانید هر دو را مستقیم از سایت سیریلو بخرید.

تکنیک پومودورو برای چه کسانی بازدهی بهتری دارد؟

روش های مدیریت زمان

این تکنیک برای کسانی که باید ایده‌های جدید را در زمان مشخصی تحویل کارفرمای خود بدهند، بهترین بازده را دارد. به طور دقیق‌تر هر کسی که باید چیزی برای دیگران تولید کند. به بیانی دیگر از نویسنده‌ای که در حال نوشتن کتاب بعدی خود است تا برنامه نویسی که در حال کدنویسی بازی بعدی خود است، همه می توانند از این تکنیک استفاده کنند.

فقط تولید کننده‌ها نیستند که می‌توانند از این تکنیک استفاده کنند. هر کسی که لیستی از کارها برای انجام دارد، می‌تواند از این تکنیک استفاده کند. این تکنیک برای کارهای مختلف فواید مختلفی دارد. اگر مهندسی هستید که باید کارهای زیادی در زمان مشخص تمام کنید، این سیستم به شما کمک می‌کند تا هم خسته نشوید هم تمرکزتان را از دست ندهید. اگر کسی هستید که باید سازه‌ای را با دستانتان بسازید، زمان‌های استراحت هم به رفع خستگی کمک می‌کند، هم می‌توانید سازه خود را بررسی کنید و قدم‌های بعدی خود را انتخاب کنید. تکنیک پومودورو کاملا انعطاف پذیر است.

یادتان باشد که تکنیک پومودورو یک روش برای افزایش کارآمدی است نه یک قانون. اگر پس از اتمام پومودورو، هنوز یک بخش مهم از کار باقی مانده است، اول آن بخش را تمام کنید و بعد از آن استراحت کنید. هدف اصلی پومودورو کمک به تمرکز و در کنار آن استراحت دادن به مغز است. استراحت های مداوم به خلاقیت، حفظ تمرکز و کارآمدی کمک می کنند.

یادتان باشد که پومودورو تنها یکی از روش‌های افزایش تمرکز است. اگر دیدید به کار شما نمی‌آید، از روش دیگری استفاده کنید و سعی نکنید کارهای خود را به ‌زور با این تکنیک انجام دهید. اگر نتیجه مطلوب را از این تکنیک نگرفتید، آن را عوض کنید. کارآمدی همه چیزی نیست که برای موفقیت لازم دارید. کارآمدی و استفاده مفید از زمان به شما کمک می‌کند تا زمان بیشتری برای انجام کارهای دیگری که دوست دارید، داشته باشید. اگر این تکنیک کمک‌کننده است، از آن استفاده کنید. در غیر این صورت آن را کنار بگذارید.

ترکیب این تکنیک با تکنیک‌های دیگر

ترکیب تکنیک پومودورو با تکنیک‌های دیگر

چون تکنیک پومودورو بر چگونگی انجام کار و نه بر چگونگی برنامه ریزی انجام کار تمرکز دارد، باید در کنار این تکنیک از متدهای برنامه‌ریزی استفاده کنید. اگر از طرفداران متد (GTD (Getting Things Done هستید، اولویت بندی کارهایتان را بر اساس این متد انجام دهید و از پومودورو برای انجام کار استفاده کنید. همچنین می‌توانید از متد Kaizen که بر اساس پیشرفت در طولانی مدت ساخته شده است استفاده کنید. همچنین می توانید از متد Scrum که بر اساس انعطاف‌پذیری در اولویت‌بندی کارها ساخته‌شده است، استفاده کنید. خیلی از این سیستم ها برای از یاد نبردن کارهایی که باید انجام دهید و اولویت بندی آن ها تمرکز دارند. هدف پومودورو، پیشروی در روند انجام کار، به اتمام رساندن کار و حفظ تمرکز است. با اینکه پومودورو در ترکیب با متدهای دیگر عالی کار می‌کند، تا جایی که می‌توانید از ترکیب بیش از دو متد و پیچیده کردن روند اولویت بندی و انجام کارها امتناع کنید.

تکنیک پومودورو کاملا قابلیت شخصی‌سازی را دارد. از آنجا که هدف این تکنیک به انجام رساندن کارهاست، به کمک دیگران برای استفاده از آن نیاز نخواهید داشت.

نکته پایانی

درحال حاضر ابزار و اطلاعات لازم برای استفاده از تکنیک پومودورو را دارید و اگر تمایل داشته باشید، می‌توانید استفاده از این تکنیک را شروع کنید. اگر احتیاج به مثال و توضیح دقیق تری دارید، می‌توانید کتاب “تکنیک پومودورو” را  تهیه کنید و بخوانید.

هر چقدر هم درباره تکنیک پومودورو در سایت‌های مختلف، مطلب بخوانید، در آخر باید حتما خودتان امتحانش کنید تا بفهمید با استفاده از این تکنیک می توانید به نتایج مطلوب خود برسید یا نه. امیدواریم که با استفاده از تکنیک پومودورو تمام کارهای خود را بدون احساس خستگی به سرانجام برسانید. اگر نتوانستید ۱۰ تا ۲۰ پومودورو را در یک روز تمام کنید، نگران نشوید. اکثر کسانی که از این تکنیک استفاده می کنند، گفته اند که ممکن است قبل از اینکه موردی ضروری پیش بیاید، فقط یک تا دو پومودورو به پایان رسانده باشید. نکته قابل توجه این است که از همان یک یا دو پومودورو استفاده درست بکنید. همچنین می‌توانید برای مطالب بیشتر درباره مدیریت زمان به وبلاگ مالتینا سر بزنید.

 

منبع: lifehacker.com

دیدگاه خود را بیان کنید :

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *