در زبان انگلیسی تعدادی قواعد وجود دارند که باید به هنگام نوشتن نامه اداری یا رسمی مورد استفاده قرار گیرند. علاوه بر این باید به هنگام تنظیم اینگونه نامه‌ها، تا جای ممکن نگارشی ساده و واضح داشته باشید و نامه را طولانی‌تر از حد نیاز تنظیم نکنید. پیش از این در وبلاگ مالتینا به نحوه ی نگارش نامه ی اداری به فارسی پرداختیم، در این متن به بررسی کامل نکات مربوط به نوشتن نامه اداری به انگلیسی خواهیم پرداخت.
اکثر نامه‌های اداری و رسمی به انگلیسی دارای قالبی ساده هستند که یادگیری آن‌ها آسان است. می‌توانید از این قالب برای نوشتن هر مفهوم رسمی و اداری استفاده کنید. یک نامه‌ی اداری باید همیشه شامل تاریخ، اطلاعات مربوط به فرستنده و گیرنده و تعدادی پاراگراف در قسمت اصلی متن باشد. در این قسمت گام‌های مختلف نوشتن نامه اداری به انگلیسی آورده شده است. این گام‌ها را دنبال کنید و در صورت لزوم آن‌ها را بسته به نیاز خود اصلاح کنید.

آغاز نامه

قالب نامه را بشناسید

فارغ از محتوای نامه، تعدادی استاندارد اداری وجود دارد که باید آن‌ها را رعایت کنید. این موارد مربوط به ظاهر نامه هستند. نامه‌های اداری باید به صورت تایپ‌شده باشند برای نگاشتن این نامه‌ها باید از فونت‌های سنتی و رایجی همچون Helvetica، Myriad یا Times New Roman استفاده کنید.
در چهار طرف نامه از حاشیه‌ی یک‌اینچی استفاده کنید.
یک نامه‌ی اداری و رسمی که از طریق ایمیل ارسال می‌شود نیز باید با استفاده از فونت‌ها مذکور نگاشته شود. در نامه‌های اداری از رنگی به جز مشکی و سفید استفاده نکنید.

برای نوشتن نامه اداری به انگلیسی کاغذ مناسب انتخاب کنید

نامه باید بر روی کاغذی با ابعاد ۸.۵ x11  اینچ چاپ شود. البته این سایز کاغذی است که در ایالات متحده مورد استفاده قرار می‌گیرد، در سایر نقاط جهان می‌توان برای چاب نامه اداری به انگلیسی از کاغذ A4 استفاده کرد.

اطلاعات مربوط به کمپانی خود را درج کنید

نام کمپانی و آدرس کمپانی خود را در نامه درج کنید. توجه کنید که هر بخش مربوط به آدرس را در خطی جداگانه بنگارید. اگر شغل آزاد دارید یا به صورت مستقل کار می‌کنید، نام خود را در قسمت نام کمپانی یا بالای آن درج کنید.
اگر کمپانی شما دارای سربرگ از پیش طراحی‌شده است، می‌توانید از این سربرگ به جای تایپ نام و آدرس کمپانی خود استفاده کنید.
اگر آدرس را تایپ می‌کنید، بسته به نظر خود و درخواست کمپانی خود، آن را در بخش راست یا چپ بالای صفحه قرار دهید.
اگر نامه را به آدرسی بین‌المللی می‌فرستید، ‌نام کشور را تماما با حروف بزرگ بنویسید.

درج تاریخ در هنگام نوشتن نامه اداری به انگلیسی

نوشتن تاریخ به صورت کامل نامه‌ی شما را بسیار حرفه‌ای خواهد کرد. برای مثال تاریخ « یکم آوریل سال ۲۰۲۱» را به یکی از دو صورت “April 1, 2021” یا “۱ April 2021” تایپ کنید. این بخش باید در سمت چپ نامه و چند خط پایین‌تر از آدرس فرستنده درج شود.
اگر نامه را در طول چند روز تنظیم کرده‌اید، از تاریخی که نگاشتن نامه در آن به پایان رسیده است استفاده کنید.

اطلاعات گیرنده را اضافه کنید

نام گیرنده، عنوان، نام کمپانی و آدرس را به طور کامل بنویسید. توجه کنید که هر یک از این موارد در یک خط جدا نوشته شوند. اطلاعات گیرنده باید در سمت چپ نامه و چند خط زیر تاریخ، قرار بگیرد.
بهتر است که نامه را به یک شخص خاص بفرستید. بدین طریق این شخص خاص می‌تواند خود به نامه‌ی شما پاسخ دهد. اگر نام شخصی که باید برای او نامه بنویسید را نمی‌دانید، در این مورد کمی تحقیق کنید. برای یافتن نام و عنوان شخص با کمپانی او تماس بگیرید.

انتخاب سلام ابتدای نامه

در هنگام نوشتن نامه اداری به انگلیسی بخش سلام و تهنیت در ابتدای نامه یک بخش مهم است که نشانگر احترام است. اینکه کدام مورد را برای این بخش انتخاب کنید به اینکه تا چه حد گیرنده را می‌شناسید و میزان رسمیت رابطه‌ی شما با وی بستگی دارد.
برای انتخاب این بخش به گزینه‌های زیر توجه کنید:

• اگر گیرنده را نمی‌شناسید از “To Whom It May Concern” استفاده کنید. این عبارت به معنی «قابل توجه مسئول محترم» است و تنها باید در زمانی استفاده شود که گیرنده را نمی‌شناسید.
• اگر گیرنده را به خوبی نمی شناسید، عبارت “Dear Sir/Madam” گزینه‌ی مناسبی خواهد بود. این عبارت به معنای «جناب آقای/ سرکار خانم» است.
• همچنین می‌توانید از سمت شخص به همراه نام او نیز استفاده کنید. برای مثال “Dear Dr. Smith”، «دکتر اسمیت محترم»
• اگر در مورد جنسیت گیرنده مطمئن نیستید از نام کامل او استفاده کنید. برای مثال “Dear Kris Smith”،‌ «کریس اسمیت محترم»
• فراموش نکنید که پس از این موارد از کاما و پس از “To Whom It May Concern” از دو نقطه استفاده کنید.

نوشتن متن صلی

در نوشتن نامه اداری به انگلیسی از لحنی مناسب استفاده کنید

به قول معروف وقت طلاست و اکثر افرادی که در زمینه اداری و کسب و کار فعالیت دارند، از وقت تلف کردن متنفرند. به همین جهت هنگام نگارش نامه اداری به انگلیسی لحن نامه‌ی شما باید مختصر و حرفه‌ای باشد. با اشاره کردن به نکات اصلی و درج موارد مهم در پاراگراف اول، نامه را به شکلی بنگارید که خواندن آن به سرعت صورت بگیرد. برای مثال می‌توانید همیشه از عبارت “I am writing to you regarding…”، «این نامه را به منظور …. برای شما می‌نگارم» استفاده کنید و با توجه به موضوع خود این جمله را ادامه دهید.
خود را درگیر تملق، واژه‌های اغراق‌آمیز و یا جملات طولانی و پیچیده نکنید. هدف شما باید این باشد که نیاز خود را تا جای ممکن کوتاه و صریح بیان کنید.
با لحنی متقاعدکننده به نوشتن نامه بپردازید چراکه احتمالا هدف شما از نگاشتن نامه این است تا گیرنده را برای موردی متقاعد کنید.

از ضمایر شخصی استفاده کنید

در هنگام نوشتن نامه اداری به انگلیسی از ضمایر شخصی همچون “I” و “You” که به ترتیب به معنای “من” و “تو” هستند برای ارجاع به خود و گیرنده استفاده کنید.
توجه کنید که اگر نامه را از جانب سازمانی خاص می‌نویسید باید از “we” که به معنای «ما» است استفاده کنید تا گیرنده بداند که کمپانی مورد نظر با شما هم‌عقیده است. اما اگر در این حالت نیز تنها نظر شخصی خود را بیان می‌کنید، مجددا از “I” استفاده کنید.

مختصر و مفید بنویسید

بگذارید تا خواننده‌ی شما دقیقا بداند که سعی دارید چه چیزی را بیان کنید. خواننده‌ی نامه تنها در صورتی که منظور شما کاملا واضح باشد به شما پاسخ خواهد داد. شرایط خود را با استفاده از کمترین لغات ممکن بیان کنید.

در نامه ادارای به انگلیسی از وجه معلوم استفاده کنید

زمانی که شرایطی را توضیح می‌دهید یا درخواستی دارید، اطمینان حاصل کنید که به جای وجه مجهول از وجه معلوم استفاده می‌کنید. وجه مجهول سبب می‌‌شود تا نوشته‌ی شما حالت مبهم یا غیر شخصی پیدا کند. علاوه بر این، وجه معلوم ساده‌تر و واضح‌تر است.

در نوشتن نامه اداری به انگلیسی ادب را رعایت کنید

حتی اگر نامه‌ای برای شکایت می‌نویسید نیز می‌توانید لحنی مودبانه داشته باشید. موقعیت گیرنده را در نظر بگیرید و سعی کنید تا جای ممکن منطقی برخورد کنید.
از عنوان “second-page” در صفحات اضافی استفاده کنید
اکثر نامه‌های اداری و رسمی باید به قدری مختصر باشند که در یک صفحه جای گیرند. با این حال اگر متن شما همچون قرارداد یا یافته‌های حقوقی بلند است، شاید نیاز باشد تا از صفحه‌ی اضافی استفاده کنید. از عنوان “second-page” که به معنای «صفحه دوم» است استفاده کنید.
شماره‌ی صفحه‌ی مورد نظر را در صفحه‌ی دوم و صفحات بعدی در بالای صفحه درج کنید. همچنین شاید نیاز باشد تا نام گیرنده و تاریخ را نیز اضافه کنید.

نتیجه‌گیری در نامه اداری به انگلیسی

در پاراگراف آخر، نکات را خلاصه کنید و به اقداماتی که قصد انجام آن‌ها را دارید یا انتظاری که از گیرنده دارید به صورت واضح اشاره کنید. اشاره کنید که گیرنده می‌تواند در صورت داشتن سوال یا به جهت مطرح کردن موارد دیگر با شما ارتباط برقرار کند و بابت توجه او به نامه یا مسئله‌ی مورد نظر از او تشکر کنید.

بخش پایانی نامه اداری به انگلیسی

بخشی را برای پایان نامه انتخاب کنید

بخش پایانی نامه اداری به انگلیسی نیز نیز همچون بخش تهنیت و سلام، نشانگر احترام و رسمیت نامه است. عباراتی همچون “Yours sincerely”، “Cordially”،‌ “Respectfully”،‌ “Regards” و “Yours Truly” همگی عبارات مناسبی برای بخش پایانی نامه هستند. این عبارات همگی مفاهیمی همچون «با احترام» یا «ارادتمند شما» را می‌رسانند. همچنین می‌توان از عبارات حرفه‌ای همچون “All the best”،‌ “Best wishes”، “Warm regards” و “Thank you” نیز استفاده کرد. بعد از بخش‌های پایانی حتما از کاما استفاده کنید.

امضای نامه اداری به انگلیسی

بعد از نوشتن متن اصلی نامه اداری انگلیسی برای بخش امضای خود،‌حدود چهار خط را خالی بگذارید. بعد از چاپ نامه آن را امضا کنید. همچنین اگر نامه را ایمیل می‌کنید، می‌توانید عکس امضای خود را اسکن کنید و آن را در نامه درج کنید. ترجیحا برای امضا از جوهر مشکی یا آبی استفاده کنید.
اگر نامه را از جانب شخص دیگری ارسال می‌کنید، پیش از امضای خود از “pp:” استفاده کنید، این به معنای “از جانب” است.

درج نام و اطلاعات تماس

در زیر امضای خود، اسم، عنوان، شماره تلفن،‌آدرس ایمیل و هرگونه راه ارتباطی دیگر را تایپ کنید. هر بخش از اطلاعات را در خطی مجزا درج کنید.
ابتدای اسم و فامیلی تایپیست را اضافه کنید
اگر شخصی به جز نویسنده‌ی نامه، آن را تایپ کرده است باید در زیر امضا حروف ابتدایی اسم و فامیل او را اضافه کنید. گاه حروف آغازین اسم و فامیل نویسنده‌ی نامه نیز درج می‌شود تا مشخص شود چه افرادی در نوشتن نامه همکاری داشته‌اند.
در این حالت باید حروف آغازین نام و فامیلی تایپیست را با حروف کوچک و حرف آغازین نام و فامیلی نویسنده را با حروف بزرگ بنویسید. برای مثال: RW:mj یا RW/mj

به پیوست‌های نامه اشاره کنید

اگر شما مدارک دیگری را برای گیرنده به همراه نامه ضمیمه کرده‌اید، این موضوع را چند خط پایین‌تر از اطلاعات تماس مطرح کنید. برای مثال چنین بنویسید: “Enclosure (2): resume, brochure” که به معنای «دو عدد پیوست: رزومه، رساله» است.
همچنین می‌توانید Enclosure را به اختصار به صورت “Encl” یا ‘Enc” بنویسید.

نام گیرنده‌های دیگر را نیز اضافه کنید

اگر یک نسخه از نامه را به فرد دیگری نیز ارسال می‌کنید، باید این موضوع را در نامه بیفزایید. این موضوع را با افزودن “cc:” در زیر بخش “Enclosure” نشان دهید و در جلوی آن نام و عنوان گیرنده دیگر را اضافه کنید. این به معنای “رونوشت کاربنی” است. اگر می‌خواهید در این قسمت بیش از یک نام را درج کنید،‌نام دیگر را در زیر اسم شخص اول بنویسید اما دیگر از “cc:” استفاده نکنید.
مثال: “cc: Mary Smith, Vice President of Marketing”،‌ «رونوشت کاربنی: مری اسمیت، معاون بازاریابی»

اتمام نامه

ویرایش

نامه را ویرایش کنید تا مبادا خطایی در ان وجود داشته باشد. از طریق برنامه، املای لغات خود را بررسی کنید و پیش از ارسال نامه آن را به طور کامل بخوانید.
از خود بپرسید که آیا نامه مختصر و واضح نوشته شده است یا خیر. آیا پاراگرافی هست که بیش از سه یا چهار جمله داشته باشد. اگر چنین است، بخش‌های غیر ضروری را حذف کنید.
اگر نامه خیلی مهم است، از از دوست یا همکار خود بخواهید که نگاهی به آن بیندازد. گاهی اوقات یک فرد دیگر می‌تواند خطاها یا لغات عجیبی که متوجه آن‌ها نشده‌اید را به شما گوشزد کند.

نامه را منگنه نکنید

اگر نامه‌ی شما چند صفحه است، نباید از منگنه استفاده کنید. اگر می‌خواهید اطمینان یابید که صفحات نامه به ترتیب قرار می‌گیرند، در بخش بالایی و چپ نامه از گیره‌ی کاغذ استفاده کنید.

نامه را پست کنید

بعد از نوشتن نامه اداری به انگلیسی، اگر نامه را از طریق پست ارسال می‌کنید، از پاکت اداری استفاده کنید. اگر امکان دارد از پاکتی که لوگوی کمپانی شما بر روی آن درج شده است استفاده کنید. آدرس گیرنده و فرستنده را درج کنید. نامه را به صورت سه‌لایه تا بزنید. نامه را به شکلی تا بزنید که به هنگام باز کردن آن ابتدا بخش بالایی نامه باز شود و سپس بخش پایانی آن.
اگر حس می‌کنید دست‌خط خوبی ندارید، آدرس خود را تایپ کنید و آن را بر روی پاکت نامه با پرینتر چاپ کنید.
اگر می‌خواهید نامه را از طریق ایمیل ارسال کنید، نامه را به صورت HTML یا PDF ذخیره کنید تا فرمت آن حفظ شود. با این حال بهتر است تا نامه را به صورت فیزیکی ارسال کنید.

نمونه‌هایی از نامه‌ اداری به انگلیسی

حال که به چگونگی نوشتن نامه اداری به انگلیسی پرداختیم، به چند نمونه از این نامه‌ها اشاره خواهیم کرد.

نمونه نامه اداری به انگلیسی اول

نام کمپانی
آدرس کمپانی
کد پستی شهر و ایالت

تاریخ

نام گیرنده
عنوان گیرنده
نام کمپانی
آدرس کمپانی
کد پستی شهر و ایالت

نام گیرنده محترم:
در رابطه با خرید اخیر اقلام تبلیغاتی برای شما نامه می‌نویسم. حدودا دو هفته‌ی پیش، در تاریخ ۱ می، تعداد ۵۰۰ عدد از این اقلام را برای Company, Inc. از طریق صفحه وب اقلام تبلیغاتی خریداری کردم. سه ساعت بعد اعلانی مبنی بر تایید پرداخت از طریق کارت اعتباری و ارسال اقلام تبلیغاتی دریافت کردم. وبسایت شما نشان می‌دهد که اقلام ارسالی باید ۳ تا ۵ روز کاری پس از ارسال به مقصد برسند اما من همچنان مشتاقانه منتظر دریافت اقلام سفارشی هستم. آیا اطلاعی دارید که ممکن است چه اتفاقی برای سفارش رخ داده باشد یا اینکه سفارش در کجا قرار دارد؟
من قبلا نیز با نام کمپانی مورد نظر ذکر شود کار کرده ام و به خط تولید شما و خدمات مشتری فوق‌العاده‌ی شما اطمینان دارم. ارسال اقلام تبلیغاتی باید به زودی صورت بگیرد و امیدوارم بتوانید به من اطلاع دهید که چه روزی سفارش را در دفترمان دریافت خواهیم کرد. پیشاپیش از مساعدت شما در رابطه با خرید مورد نظر سپاسگزارم.

ارادتمند شما،

نام
شماره تلفن
آدرس ایمیل

نمونه نامه اداری به انگلیسی دوم

نام کمپانی
آدرس کمپانی
کد پستی شهر و ایالت

تاریخ

نام
عنوان گیرنده
نام کمپانی
آدرس کمپانی
کد پستی شهر و ایالت

نام گیرنده محترم،
کار با نام کمپانی مورد نظر در طول چند سال اخیر تجربه‌ای فوق‌العاده برای ما بوده است. متاسفانه نام سازمان خود را ذکر کنید دیگر نیازی به خدمات شما نداریم. تصمیم گرفته ایم تا مسیر کمپانی خود را تغییر دهیم و این تصمیم مستلزم تغییر زیرساخت‌های کمپانی ماست. به همین جهت باید تعداد نمایندگان فروش خود را به حداقل برسانیم و روابط کاری را با بسیاری از سازمان‌ها همچون شما به اتمام برسانیم.
بابت خدمات فوق‌العاده‌ای که سازمان شما تاکنون برای ما ارائه کرده است به گرمی سپاسگزاریم. امیدوارم که بتوانیم همچنان رابطه‌ی دوستانه‌ی خود را با نام کمپانی مورد نظر حفظ کنیم. در صورتی که به خدماتی مشابه با خدماتی که در گذشته برای ما فراهم کردید نیازمند بودیم، بی‌درنگ بار دیگر به شما اطلاع‌رسانی خواهیم کرد.
با احترام،

اگر نامه را ایمیل نمی کنید در اینجا امضا کنید
نام فرستنده
عنوان فرستنده
شماره تلفن
آدرس ایمیل

نمونه نامه اداری به انگلیسی سوم

نام فرستنده
آدرس
کد پستی شهر و ایالت

تاریخ

نام گیرنده
عنوان
نام کمپانی
آدرس کمپانی
کد پستی شهر و ایالت

نام گیرنده محترم،
دیدار با شما در کنفرانس هفته‌ی گذشته مایه‌ی افتخار بود. همانطور که صحبت کردیم، عمیقا معتقد هستم که ابزار تولیدی نام کمپانی می‌تواند به طرز شگرفی فرآیند تولیدی شما را رونق بخشد. اگر همچنان مایل هستید،‌ تمایل دارم تا تعدادی از اعضای اصلی تیم خود را برای دیدار با شما به نام کمپانی بیاورم. ما تمایل داریم تا خلاصه‌ای از خدمات خود را به شما توضیح بدهیم و در رابطه با برنامه ای که به بهترین شکل با نیازهای شما همخوانی داشته باشد، با شما صحبتی داشته باشیم.
دیدار حضوری به ما امکان این را خواهد داد که خواسته‌ها و نیازهای شما را کاملا مورد سنجش قرار دهیم. تیم ما برای نشست با شما در این هفته و هفته‌ی آینده آمادگی دارد. لطفا در سریع‌ترین زمان مناسب به اینجانب اطلاع دهید که چه زمان فرصت دارید.
با احترام،

نام
نام سازمان شما
ایمیل
شماره تلفن

منبع:

wikihow.com

نامه اداری خود را به بهترین شکل ممکن بنویسید با چندین نمونه نامه اداری[/alert]