هنگامی که واژه مذاکره را می‌شنوید ممکن است به یاد بحث و جدل برای به کرسی نشاندن حرف خود بی‌افتید. اما مذاکره حرفه ای یعنی انجام یک بحث هدفمند برای رسیدن به یک توافق مفید و سودمند برای هر دو طرف. یک مذاکره کننده حرفه‌ای فردی است که برای رسیدن به یک توافق مفید و سودمند می‌تواند از تکنیک‌ها و روش‌های مناسبی برای پیشبرد مذاکره بدون نیاز به خشونت و مشاجره استفاده کند.
برای انجام یک مذاکره حرفه ای باید همواره چندین نکته را مورد توجه قرار داد و مذاکرات را با استفاده از این نکات جلو برد. همیشه به یاد داشته باشید که در طول یک مذاکره هر دو طرف اهدافی را دنبال می‌کنند و یک مذاکره کننده حرفه‌ای تلاش می‌کند تا نتیجه نهایی یک مذاکره برای هر دو طرف مفید و سود مند باشد.
به طور کلی همه ما در طول زندگی خود و در شرایط مختلف برای رسیدن به اهداف مختلفی که داریم ناچار به مذاکره با افراد مختلف می‌شویم و برای اینکه بتوانیم به اهداف خود برسیم باید از یک سری اصول و قواعد پیروی کنیم. اگر می‌خواهید یک مذاکره کننده حرفه‌ای و موفق باشید، ادامه این مطلب را از دست ندهید. زیرا در این نوشته می‌خواهیم تعدادی از مهم‌ترین و تاثیرگذارترین نکاتی که در طول یک مذاکره و به منظور رسیدن به نتیجه مطلوب باید رعایت شود را بیان کنیم.
با جمع آوری اطلاعات کافی و موجود آماده مذاکره حرفه ای شوید
قبل از اینکه بخواهید مذاکرات خود را آغاز کنید، تمامی حقایق و اطلاعاتی که در مورد موضوع مورد بحث وجود دارد را جمع آوری کنید. هرچه اطلاعات مفید شما پیرامون موضوعی که می‌خواهید روی آن مذاکره کنید بیشتر باشد، به موفقیت بیشتری دست خواهید یافت و می‌توانید جریان مذاکره را به نحوی صحیح پیش ببرید.
قبل از شروع مذاکره یکسری سوالات از خود بپرسید و به یک جواب منطقی دست پیدا کنید. برای مثال از خودتان بپرسید: چرا می‌خواهم این مذاکره را انجام دهم؟ چرا باید به این توافق دست پیدا کنم؟ طرف مقابلی که می‌خواهم با او مذاکره کنم به دنبال رسیدن به چیست و هدفش از مذاکره چیست؟
این توافق برای اطرافیان من مزیتی دارد؟ پس از اینکه توانستید پاسخ‌هایی واضح و روشن برای این سوالات پیدا کنید، شروع به جمع آوری اطلاعات کنید.
نه تنها اطلاعاتی مفید برای خودتان بلکه اطلاعات مفید و مورد نیاز برای طرف مقابل را هم پیدا کنید. هنگامی که اطلاعات و حقایق مورد نیاز برای طرف مقابل را هم در اختیار داشته باشید و از آنها آگاهی داشته باشید می‌توانید حرکات طرف مقابل را پیش بینی کنید.
یک مذاکره حرفه ای با داشتن اطلاعات کافی به شما کمک شایانی می‌کند. پس در جمع آوری حقایق و اطلاعات پیرامون موضوع کوتاهی نکنید. به این اطلاعات می‌توانید به عنوان یک سلاح نگاه کنید زیرا نقش مهمی در مذاکرات برای شما را ایفا می‌کند. اگر اطلاعات بیشتر و قوی‌تری و مستندتر داشته باشید شانس شما برای رسیدن به یک توافق ایده‌آل بیشتر خواهد بود.
قبل از شروع مذاکره، مشخص کنید که به دنبال رسیدن به چه هدفی هستید
مذاکره کننده‌های حرفه‌ای پیش از اینکه مذاکرات خود را آغاز کنند دقیقا می‌دانند به دنبال چه چیزی هستند و هدف نهایی و اصلی آنها پیش از شروع مذاکرات مشخص است. یا به عبارت دیگر یک مذاکره کننده حرفه‌ای می‌داند که در طول مذاکرات چه چیزهایی را نخواهد پذیرفت. برای داشتن یک مذاکره حرفه ای همیشه باید یک هدف اصلی داشته باشید و با توجه به آن، روند مذاکرات را پیش ببرید. اگر شما نتوانید روند مذاکرات را در راستای تحقق هدف اصلی خود پیش ببرید، در انتهای مذاکرات ناچار خواهید بود یک توافق بد را بپذیرید.
به یاد داشته باشید که در طول یک مذاکره و در تمامی بخش‌ها شما فرد پیروز نیستید و ممکن است در برخی زمینه‌ها خواسته طرف مقابل را بپذیرید. باید تصمیم بگیرید که کدام بخش‌ها برای شما از اهمیت و اولویت بیشتری برخوردار است و یا در کدام بخش‌ها است که حتما باید هدف شما تحقق پیدا کند. به یاد داشته باشید که توافق نکردن همیشه بهتر از یک توافق بد است.
اگر متوجه شدید که امکان رسیدن به هدف دلخواه شما وجود ندارد و یا توافق صورت گرفته یک توافق بد است، بهتر است هیچ توافقی انجام ندهید زیرا در صورت یک توافق بد، ناچار هستید به آن عمل کنید و این باعث ضرر دیدن شما می‌شود اما اگر دست از یک توافق بد بکشید، در آینده مجددا این شانس را خواهید داشت که به یک توافق خوب دست پیدا کنید.
بیشتر بخوانید: ۱۲ نشانه که یک کارمند موفق هستید و رئیس‌تان شما قبول دارد
در مذاکره حرفه ای همیشه به دنبال یک موقعیت برد – برد باشید
در بسیاری از مواقع مشاهده می‌کنیم که افراد، مذاکره را مانند یک رقابت و مسابقه ورزشی تلقی می‌کنند. به این معنا که در پایان مذاکرات یک طرف می‌بازد و طرف دیگر برنده می‌شود. در حالی که مذاکره کنندگان حرفه‌ای، مذاکره را به مثابه یک موقعیت مناسب برای هر دو طرف ماجرا می‌بینند که باعث می‌شود هر دو طرف به اهداف مورد نظر خود دست پیدا کنند.
جف ویس برای بیان این شرایط از عبارت مذاکره برای سودمند شدن استفاده می‌کند. برای مثال شرایطی را در نظر بگیرید که یک کارمند و کارفرمای خود بر سر میزان حقوق مذاکره می‌کنند. در چنین شرایطی کارمند خواهان دریافت حقوق بیشتر است اما افزایش حقوق در شرایط فعلی برای کارفرما امکان پذیر نیست.
در چنین شرایطی باید به دنبال یک راه حل خلاقانه باشیم تا هر دو طرف به هدف خود برسند. برای مثال شرکت می‌تواند ساعات کاری کارمند در برخی روزها را افزایش دهد و به ازای آن میزان حقوق دریافتی را افزایش دهد و یا اینکه می‌تواند برخی از خدمات شرکت را به صورت رایگان یا با حداقل هزینه در اختیار کارمند خود قرار دهد. با انجام این کار هم کارفرما نیاز به هزینه بیشتری ندارد و هم با تامین برخی از هزینه‌های کارمند، خرج ماهیانه وی کاهش پیدا می‌کند و هر دو طرف به یک توافق مفید و سودمند دست پیدا می‌کنند.
به یاد داشته باشید که یک مذاکره حرفه ای هیچ شباهتی به یک رقابت ورزشی ندارد و قرار نیست در طول مذاکره یک طرف شکست بخورد و طرف دیگر پیروز شود. چیزی که در طول یک مذاکره اهمیت دارد این است که هر دو طرف بتوانند به شکلی نیازها و اهداف خود را تامین کنند و به آنها دست یابند تا بدین ترتیب هیچ ضرر و زیانی به طرف مقابل وارد نشود.
هنر یک مذاکره کننده حرفه‌ای این است که حتی در سخت ترین و پیچیده‌ترین شرایط، به توافقی دست پیدا کند که برای هر دو طرف مفید، سودمند و قابل پذیرش باشد.
در طول مذاکره با طرف مقابل یک رفتار مناسب و جوانمردانه داشته باشید
با بررسی اطلاعات موجود پیرامون مذاکرات مختلف، به حقایق جالبی برخورد می‌کنیم. در بسیاری از مواقع مشاهده می‌کنیم که روند مذاکرات تنها به این دلیل لغو شده است که یکی از طرفین مذاکره به این نتیجه رسیده که طرف مقابل رفتار مناسب و جوانمردانه‌ای با آنها ندارد. اما معنی این چیست؟ نداشتن یک رفتار منصفانه و جوانمردانه به چه معنا است؟ در بسیاری از مذاکرات به این معنا است که یکی از طرفین به جای پیشبرد مذاکرات با استدلال‌های منطقی دست به اقدامات و رفتارهای احساسی می‌زنند.
برای مثال برخی مواقع مشاهده می‌شود که یکی از طرفین از روی استیصال و عصبانیت روی میز می‌کوبد و با تهدید و یا صدای بلند تلاش می‌کند که حرف خود را به کرسی بنشاند. این کارها شاید در یک فیلم سینمایی هالیوودی جواب بدهد اما در زندگی و دنیای واقعی رفتارهای این چنینی بیشتر از اینکه باعث به نتیجه رسیدن مذاکرات شود، احتمال رسیدن به یک توافق مفید را کاهش می‌دهد.
برای داشتن یک مذاکره حرفه ای، خونسردی خود را حفظ کنید، به طرف مقابل احترام بگذارید و با طرف مقابل خود به گونه‌ای رفتار کنید که دوست دارید آنها با شما رفتار کنند. رفتار این چنینی نه تنها شانس شما برای رسیدن به یک توافق مفید برای دو طرف را افزایش می‌دهد بلکه اعتبار شما به عنوان یک مذاکره کننده حرفه‌ای را نیز افزایش می‌دهد و شانس شما برای انجام مذاکره‌‌های بعدی را نیز افزایش می‌دهد.
همواره به این نکته توجه داشته باشید که روند مذاکرات در دنیای واقعی با آنچه که در فیلم‌های سینمایی و مافیایی می‌بینید کاملا متفاوت است و توسل به زور و یا استفاده از شور و هیجان و صدای بلند به معنای پذیرش صحبت‌های شما توسط طرف مقابل نیست. در طول یک مذاکره این منطق شما است که شانس شما برای رسیدن به یک توافق جامع را افزایش می‌دهد.
بیشتر بخوانید: چگونه یک مدیر نمونه و لایق باشیم و تیم خود را به درستی رهبری کنیم؟
در مذاکره حرفه ای قدرت تصمیم گیری داشته باشید
از دیگر ویژگی‌های یک مذاکره کننده حرفه‌ای داشتن قدرت تصمیم گیری بالا است. تمامی برنامه ریزی‌ها، استراتژی‌ها و تکنیک‌هایی که یک مذاکره کننده اتخاذ می‌کند، اگر به یک توافق منجر نشود، بی فایده خواهد بود. اگر شما قدرت تصمیم گیری نداشته باشید، در طول یک مذاکره حرفه ای نمی‌توانید به یک توافق جامع دست پیدا کنید.
عدم توانایی در تصمیم گیری می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد، اما به عنوان یک مذاکره کننده حرفه‌ای شما همواره باید توانایی تصمیم‌گیری در سطوح پیشرفته و شرایط دشوار را داشته باشید. تصمیم گیری یک بخش جدا ناشدنی از یک مذاکره حرفه ای است و در فرایند مذاکره باید بتوانید در حداقل زمان ممکن تصمیم‌گیری کنید.
در طول مذاکرات یک بازه زمانی مشخص کنید، در مورد شرایط مختلف بحث کنید، شرایط را مورد سنجش قرار دهید و در نهایت تصمیماتی بگیرید که منجر به یک توافق جامع و دو طرفه شود.
به طرف مقابل خود فرصت صحبت کردن بدهید
یک مذاکره کننده حرفه‌ای شبیه به یک کارآگاه رفتار می‌کند. برای داشتن یک مذاکره حرفه ای سوالات خود را از طرف مقابل بپرسید و سپس سکوت کنید و به طرف مقابل خود فرصت کافی برای پاسخگویی بدهید. گاهی اوقات مشاهده می‌شود که فرد مذاکره کننده به طرف مقابل اجازه صحبت کردن نمی‌دهد و فرد مقابل ناچار به سکوت است و نمی‌تواند صحبت‌های خود را مطرح کند.
در چنین شرایطی رسیدن به یک توافق خوب کار دشواری است زیرا در طول یک مذاکره هر دو طرف باید صحبت‌های خود را مطرح کنند. بسیاری از نقاط اختلاف و موضوعات مورد بحث با سکوت کردن و گوش دادن به طرف مقابل قابل حل‌کردن است.
یک مذاکره کننده حرفه‌ای فردی است که قدرت شنوایی بالایی دارد. قانون ۷۰، ۳۰ را در طول مذاکرات کنید. یعنی ۷۰ درصد از زمان مذاکره را به طرف مقابل گوش کنید و تنها ۳۰ درصد از زمان مذاکره را به صحبت کردن اختصاص دهید. در زمانی که به طرف مقابل خود گوش می‌دهید، صحبت‌های او را تحلیل و تجزیه کنید و متوجه شوید که طرف مقابل به دنبال تحقق چه چیزی است و سپس صحبت‌هایی را بیان کنید که به شما کمک‌کند به یک توافق جامع و مفید برای دو طرف برسید.
به عنوان یک مذاکره کننده حرفه‌ای سوالاتی از طرف مقابل خود بپرسید که برای پاسخ به آنها نیاز به توضیح باشد و صرفا با یک پاسخ بله یا خیر همراه نباشد.
برای مذاکره حرفه ای صبور باشید
یکی از ویژگی‌های یک مذاکره کننده حرفه‌ای صبور بودن است. اگر برای رسیدن به یک توافق عجله داشته باشید، احتمال ارتکاب خطا افزایش می‌یابد و ممکن است در نهایت به یک توافق بد دست پیدا کنید. در طول یک مذاکره حرفه ای آن کسی که از نظر زمانی انعطاف پذیری بیشتری از خود نشان دهد شانس بیشتری برای رسیدن به موفقیت خواهد داشت. هنگامی که در طی یک مذاکره از خود صبر و استقامت نشان دهید طرف مقابل به این نتیجه می‌رسد که شما تخت فشار وی قرار نگرفته‌اید و برای قانع کردن شما باید یک پیشنهاد بهتر ارائه کند. به همین دلیل هرچه در طول مذاکره فرد صبورتری باشید، پیشنهادات بهتری دریافت خواهید کرد.
سخن پایانی
به عنوان یک فرد مذاکره کننده و برای دستیابی به نتیجه مطلوب همواره باید نکاتی را رعایت کنید و در طول مذاکره حرفه ای از تکنیک و روش‌های مناسبی استفاده کنید. در این مطلب تلاش‌کردیم بهترین و مفیدترین نکات و تکنیک‌هایی که در طی یک مذاکره باید رعایت شود را بیان کنیم. به نظر شما مهم‌ترین عامل موفقیت در یک مذاکره و رسیدن به یک توافق سودمند کدام است؟ آیا مورد دیگری می‌شناسید که برای داشتن یک مذاکره حرفه ای باید آن را رعایت کرد؟ شما برای رسیدن به یک توافق سودمند در طول مذاکرات از چه تکنیکی استفاده می‌کنید؟ نظرات، پیشنهادات، سوالات و انتقادات خود را با ما در میان بگذارید.
منابع:
