حجم کار زیاد و استرس، یکی از پیامدهای منفی زندگی در دنیای امروز است که اگر مدیریت نشود می‌تواند آثار مخربی روی روان و حتی جسم ما بگذارد. از طرفی همه ما انسان‌ها در طول شبانه روز یک زمان ثابت و مشخصی داریم که می‌توانیم آن را به انجام کارهای مختلف مثل شغل، تفریح، مطالعه، درس، حضور در جمع خانواده و … اختصاص بدهیم، این زمان را نه می‌توانیم کوتاه و نه بیشتر کنیم! از جهتی دیگر منابع مالی ما نیز محدود هستند، پس نمی‌توانیم امور مختلف را با اشتباهات و درصد خطاهای بالا انجام دهیم. دیگر دوره‌ی آن گذشته که افراد را به سبب حجم کاری زیاد و پر مشغله بودن تحسین کنیم، بلکه آنچه تحسین برانگیز است این است که در یک زمان مشخص و محدود، با مدیریت کردن حجم کار و انجام آن به شیوه‌ای دقیق و مفید، حجم کار زیاد خود را کم و کمتر کنیم.
در این مقاله با بیان راهکارهای مفید به شما کمک می‌کنیم تا با حفظ آرامش و دور از استرس، از پس حجم کار زیاد خود بربیایید.
پیامدهای حجم کار زیاد
نتایج یک تحقیق با بررسی ۱۳۰۰ نفر نشان می‌دهد که ۶۰ درصد ما بیشتر از آنچه در توانمان است، وظایفی برای انجام دادن داریم! فرقی نمی‌کند که تعداد زیادی کار بر عهده فرد باشد یا تعداد کمی کار با حجم زیاد و دشوار، پیامد یک چنین اتفاقی این است که وقتی فرد در لیست کارهای خود موارد زیادی برای انجام دادن دارد، علاوه بر فشار کاری بالا دچار پرخاشگری، کم‌خوابی، استرس و نگرانی خواهد شد
همه این مسائل به مرور منجر به ایجاد حس نارضایتی از کار و حتی زندگی می‌شود. پیامد این عدم رضایت نیز این است که وقتی فرد دچار نارضایتی شود احتمال ترک شغل بالا می‌رود و به احتمال زیادی به جست و جوی شغل جدید می‌پردازد. اگر کارفرما هستیم و این موضوع را یک ریسک برای مجموعه خود می‌دانیم، یا اگر کارمند هستیم و یا حتی هیچکدام از این موارد نیستیم، اما فردی با مشغله‌های فراوان هستیم و کارهای زیادی برای انجام داریم، بهتر است برای مدیریت بهتر اوضاع و داشتن حس بهتر و آرامش، برای حل این چالش خود اقدام کنیم.
۱۰ راهکار مدیریت حجم کار زیاد
اگر شما هم مانند بسیاری از افراد از حجم کار زیاد خود رنج می‌برید، هرگز به دنبال آن نباشید تا مثل یک بیماری، به شما دارویی داده شود و منتظر بهبودی باشید. انسان‌ها ماشین نیستند و مشکلات آنها نیز ثابت نیست و کاملا متمایز خواهند بود. پس برای حل چالش خود و مدیریت امور، به بررسی راهکارهای زیر بپردازید و بهترین و متناسب‌ترین را با توجه به شرایط خود انتخاب کرده و اجرا کنید.
۱- برای زمان خود ارزش قائل شوید
یک تقویم برای کارهایی که باید انجام بدهید در نظر بگیرید. حتما در نظر داشته باشید که بین صدها کاری که برای انجام دادن وجود دارد، همه آنها اولویت یکسانی ندارند، پس بهتر است کارهایی را که می‌توان بعدا انجام داد را به روزهای دیگر موکول کرده و در تقویم خود علاوه بر زمان‌بندی برای کارهای مهم‌تر، حتما زمان‌هایی را به امور دیگر مثل جلسات و … نیز اختصاص بدهیم تا خروجی بهتری داشته باشید.
۲- هر چیزی که موجب حواس پرتی است، از خود دور کنید
زمانی که حجم کاری زیادی دارید، موارد متعددی مثل پیام‌های جدید تلفن همراه‌تان، اینستاگرام، سر و صداهای محیطی و … به سرعت می‌توانند حواس شما را پرت کنند. پس برای آن که زمان کار، صرفا روی انجام آن تمرکز داشته باشید بهتر است از قبل تلفن همراه خود را سایلنت کرده و دور از دسترس‌تان بگذارید، پنجره‌ها را ببندید و با خیالی آسوده‌تر و استرسی کمتر، کار خود را با بیشترین بازدهی انجام دهید.
۳- برای مدیریت حجم کار زیاد حد و مرز مشخص کنید
باید بدانید تا چه میزان توان پذیرش کارها را دارید و آنجایی که حجم کار زیاد از عهده شما خارج است، مهارت ” نه گفتن ” داشته باشید. به این ترتیب با انجام کارهای مشخص که متناسب با ظرفیت شما است، از انجام آن نیز لذت برده و دچار نارضایتی نمی‌شوید.
بیشتر بخوانید: ازدواج با شغل | آیا شما با کار خود ازدواج کرده‌اید؟ نشانه‌ها و راهکارهای حفظ تعادل
۴- جلسات کاری را مدیریت کنید
یکی از بیشترین اتلاف کننده‌های زمان در هر مجموعه‌ای، برگزار شدن جلسات زیاد و طولانی مدتی است. با یک بازنگری مجدد در جلسات برنامه‌ریزی شده، آن‌هایی را که ضرورت کمتری دارند تا جای ممکن حذف کرده و یا با یک تماس تلفنی، نامه نگاری و … آنها را در زمان کوتاه‌تری حل و فصل کنید.
۵- از کارفرما برای اولویت بندی کمک بخواهید
زمانی که در محیط کار، حجم کار زیادی به شما واگذار شده است و به تنهایی و با اعمال سلیقه شخصی نمی‌توانید برخی از آنها را حذف یا به بعد موکول کنید، بهتر است که با مدیر خود که اشراف بهتری نسبت به امور مجموعه دارد، صحبت کرده و با بیان آن که انجام برخی کارها از عهده شما خارج است، به صورت مشترک اقدام به اولویت بندی امور کنید و مهم‌ترین آنها را در راس لیست کارهای خود قرار بدهید.
۶- همه چیز را بنویسید
فرقی نمی‌کند تعداد کارهای محدود یا حجم کاری زیادی برای انجام دارید، همه آنها را بنویسید. نوشتن علاوه بر اینکه به شما کمک می‌کند کاری را از قلم نیندازید، سبب می‌شود با آرام شدن ذهن‌تان کمی احساس رهایی کنید و استرس کمتری داشته باشید.
۷- واگذار کنید
برخی از افراد در انجام کارهای خود این تصور را دارند که فقط خودشان از عهده امور برمی‌آیند و نمی‌توانند کارها را به دیگران واگذار کنند. در حالی که به راحتی می‌توانید از اعضای خانواده، دوستان، همکارانی که وقت آزاد دارند و … بخواهید بخشی از کار شما را انجام بدهند و برای آسودگی خاطر خود، نکات مهم را به آنها آموزش دهید.
۸- استراحت را فراموش نکنید
برای داشتن خروجی بهتر، توصیه شده که در ازای ۲۵ دقیقه کار مداوم، بهتر است ۵ دقیقه استراحت داشته باشید. نباید این استراحت را اتلاف وقت دانست، زیرا اگر این کار را نکنید بهره‌وری شما پایین آمده و کار را با سرعت و کیفیت کمتری پیش خواهید برد.
۹- برای حجم کار زیاد از فناوری کمک بگیرید
نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های زیادی وجود دارند که با یک جست و جوی ساده در اینترنت می‌توانید به تعداد زیادی از آنها دست یابید. وجه مشترک این برنامه‌ها این است که به شما کمک می‌کنند حجم کار زیاد خود را زمان‌بندی و مدیریت کرده و گام به گام مطابق آن پیش بروید.
بیشتر بخوانید: ۱۰ توصیه برای سریع کار کردن و افزایش سرعت عمل در محیط کار
۱۰- کمال‌گرا نباشید
کمال‌گرایی از ویژگی‌های اخلاقی است که همواره در علم روان‌شناسی نیز از آن به عنوان یک معضل بزرگ یاد می‌شود. شما زمانی که لیست بلندی از کارها در مقابل خود دارید و باید آنها را در زمان مشخصی انجام دهید. پس بدیهی است که نمی‌توانید همه آنها را با کیفیت بسیار عالی پیش ببرید. پس بهتر است انتظارات خود را متعادل کرده و به طور مثال به جای یک کار با نمره صد، سه کار را با نمره هشتاد انجام بدهید.
شما چه نظری دارید؟
در دنیای پر استرس امروز که بسیاری از افراد در کنار شغل خود در خانه نیز کارهای زیادی برای انجام دارند، همزمان تحصیل می‌کنند و … ، حتی اگر شاغل هم نیستند وظایف زیادی در منزل و خارج از آن برای انجام دارند. موضوع بسیار مهم مدیریت حجم کار زیاد است. چرا که با انجام آن می‌توان از پیامدهای مهم و منفی مثل استرس، بی‌خوابی، پرخاشگری، نارضایتی از کار و زندگی و … جلوگیری کرد.
دیگر پرمشغله بودن یک حسن نیست، بلکه هوشمندانه کار کردن است که تحسین برانگیز است. در این مقاله نیز سعی کردیم راهکارهایی را به شما ارائه کنیم تا بتوانید چالش خود را بهتر مدیریت کرده و از انجام کارها نه تنها خسته نشوید بلکه احساس لذت کنید.
منابع
